Orçamento Empresarial

Todas as empresas, inclusive os hotéis, precisam ter um controle orçamentário e, para que esse controle seja eficiente, é necessário dar uma grande importância as relações humanas, pois o fator principal do processo administrativo é o inter-relacionamento de indivíduos e grupos. Atitudes impróprias da administração ou erros de comportamento podem causar uma série de deficiências no programa orçamentário.

O administrador deve dar uma motivação positiva para as pessoas, através de uma boa liderança. As implicações, em termos de comportamento, podem gerar tanto oportunidades quanto problemas e é bom encarar os problemas em primeiro lugar e não deixar para depois. Cada administrador, individualmente, possui suas motivações e seus objetivos próprios e, de vez em quando, pode-se fazer uma distinção entre os pontos de vista de cada pessoa e da empresa como um todo. Os objetivos da empresa devem ser compreendidos e conciliáveis com os objetivos individuais de cada um dos seus administradores.

2. PREPARAÇÃO DE ORÇAMENTOS

Esta atividade está diretamente ligada à administração da empresa. Cabe a ela tomar todas as decisões para a elaboração, planejamento e preparação para o orçamento do período seguinte. Período este que pode variar de empresa para empresa, dependendo de sua política empresarial e do tipo de sua atividade, podendo esta, ser uma empresa produtora industrial ou prestadora de serviços.

A Preparação de Orçamentos tem como objetivo, a análise e enquadramento dos custos e resultados da empresa hoteleira, conforme objetivos previamente definidos. Estas análises são feitas normalmente com base e projeções dos períodos anteriores, para períodos futuros e, assim, as decisões para o próximo período podem ser tomadas com mais segurança, por exemplo: decisões relativas à novos investimentos, objetivos empresariais e outros.

Mas para que isso ocorra, é necessário que se prepare relatórios e programas de desenvolvimento, em que a alta administração passe a controlar melhor os resultados e desempenho departamental, gerencial e principalmente empresarial, com isso adequando-se ao mercado que em atua. Para entender melhor o conceito de planejamento e controle de orçamentos e resultados, temos que compreender o conceito do sistema, que abrange todos os aspectos funcionais e operacionais de uma empresa.

Assim todas as áreas devem estar interligadas, fornecendo as informações necessárias para que os relatórios possam ser preparados com a maior veracidade possível, podendo-se com isso, elaborar os orçamentos de forma precisa e não aleatória. As informações setoriais coletadas compõem o orçamento geral.

A supervisão do trabalho de preparação de orçamento deve ser feito por uma comissão de orçamento, constituída de diversos membros do grupo da cúpula administrativa. Essa comissão deverá fixar as diretrizes que o hotel deverá seguir, coordenar os orçamentos preparados separadamente pelas vários setores e solucionará as diferentes entre eles, submetendo o orçamento final ao presidente e a diretoria para sua aprovação.

Cada departamento é responsável por fornecer todas suas informações e preparar seus próprios relatórios, que devem ser enviados à contabilidade que, além dos dados departamentais, tem os dados históricos do hotel. Já a área financeira do hotel, faz a análise estes dados, que são utilizados para a avaliação do desempenho do hotel.

O orçamento deve ser bancado pela administração. A organização deve considerá-lo um instrumento para melhor administrar o hotel e não como um mero dispositivo contábil; subdividido em centros de responsabilidade, mostrando separadamente os custos contábeis em cada setor de responsabilidade. Para que isso seja real, os supervisores responsáveis devem participar do processo de fixação dos elementos do orçamento, baseando-se em informes escritos, mas, principalmente, das reuniões em que se discute o seu preparo e os resultados reais alcançados.

O Orçamento é um sistema global; são planos e políticas que expressam formalmente o que se deseja em termos de resultados financeiros do hotel. Com eles a administração tem o conhecimento das receitas e resultados do hotel, podendo assim tomar as devidas decisões para que os objetivos sejam alcançados.

A estimativa mais difícil é fazer a projeção da receita das vendas, devendo-se proceder de dois modos: fazendo uma previsão estatística e uma previsão interna, em que se coleta opiniões dos diretores e vendedores – estes últimos entendo-se como os responsáveis pelo atendimentos às agências de viagens e turismo, aos clientes habituais, os maître dos restaurantes etc.

A contabilidade financeira envolve: previsões de vendas, orçamento de capital, fluxo de caixa, custo padrão, estudos de tempos, planejamento de objetivos, recursos humanos, controle de custos, entre outros. Mas para que tudo isso se justifique, o controle e planejamento de resultados, deve trazer benefícios, melhorias e mudanças para o Hotel.

O preparo de um orçamento tanto pode ser estudado como um processo contábil tanto um processo de administração. Do ponto de vista contábil as cifras do orçamento são estimativas do que acontecerá no futuro, ao contrário dos dados históricos que representam o que aconteceu no passado. Já do ponto de vista administrativo, o processo de orçamento está intimamente associado à operação da empresa.

Há algumas regras básicas que devem ser observadas na preparação de um orçamentos hoteleiro:

* A elaboração e preparação dos orçamentos podem ser anuais ou não, isso dependendo muito do tipo do hotel e de suas características e necessidades, isto por que o período de tempo coberto por um orçamento deveria relacionar-se com a necessidade e a possibilidade de ação administrativa eficiente. Um intervalo útil de tempo para um orçamento é, via de regra, de um ano, dividido em meses, o período básico para comparação dos resultados reais com o orçamento.

* Os valores planejados no orçamentos devem se equiparar, em definição, aos dados contábeis que relatam o desempenho real.

* Numa comparação de desempenho real com o orçado, a atenção deverá se concentrar nas exceções significativas, números que sejam significativamente diferentes daqueles orçados.

* Os dados do orçamento devem representar metas razoavelmente atingíveis, não tão elevadas que causam frustração significativas, nem tão baixas que estimulem a complacência.

Existem dois critérios que podem ser usados, como base para a elaboração orçamentária. Um deles é o critério com base Zero, isto significa que as experiências dos anos anteriores não utilizadas como passo inicial para a preparação do orçamento, mas mesmo assim são sempre exigidos como justificativa para os itens e valores dos componentes do próximo orçamento. Este critério tem uma postura mais crítica, mas flexível, que exige respostas para as das mudanças propostas e o porque das decisões. Este tipo de orçamento deve ser utilizado tendo por base as reais necessidades do hotel, não os resultados dos períodos anteriores, por esses terem apresentado resultados não satisfatórios, por mudança das políticas empresariais, ou outros motivos relevantes.

O outro critério tem como estudo a base incremental, que são estudos onde as experiências dos anos anteriores são usadas como determinantes para as tomadas de decisões, podendo-se alterar e ajustar as entradas e saídas dos recursos, custos e metas, porém sempre com uma visão histórica do passado da empresa hoteleira. Este processo, comparado ao anterior é um tanto conservador, não permitindo muitas inovações de comportamento, mas talvez, seja um tanto mais seguro do que o anterior.

A preparação do orçamento do hotel exige uma série de subdivisões, quase considerados orçamentos em si mesmo. Assim, pode-se ter vários orçamentos setoriais, por áreas e/ou funções: Orçamento de Vendas, Orçamento de Produção e Serviço, Orçamento de Matéria-Prima, Orçamento de Mão-de-Obra Direta e Indireta, Orçamento de custos Diretos e Indiretos, Orçamento de Despesas Comerciais e Administrativas, Orçamento de Investimentos, Orçamento de Caixa, Orçamento do Resultado e Balanço Projetado.

Para a preparação do Orçamento, deve-se fazer um cronograma, em que se especifica as datas e a ordem em que os orçamentos setoriais devem ser concluídos e a época em que cada um deverá ser ajustado com novos elementos. Em geral, a cronologia dos passos do processo de orçamento é fixada por diretrizes que prevêem a coordenação dos orçamentos separados, sua revisão geral e aprovação. A Controladoria pode, a partir dai, revisar os diversos orçamentos (como por exemplo um plano de investimentos), fazer uma analise estratégica e prever eventuais mudanças. A área financeira deve acompanhar o andamento das atividades orçamentais e controlar o cumprimento dos cronogramas.

As decisões para a elaboração orçamentária devem ser tomadas pelos diretores do hotel, estabelecendo parâmetros, aprovando novos projetos e investimentos, fazendo o corte de verbas e revisando os planos anuais das diversas áreas. Aprovado o projeto, que se transforme em uma meta da empresa, o departamento responsável pela sua execução, geralmente a Controladoria do hotel, iniciará o processo orçamentário do ano corrente.

O Orçamento é útil tanto como dispositivo de comunicação como, também, um padrão a ser seguido – com o qual será comparado com o desempenho real das atividades da empresa. Sendo assim o orçamento é peça utilizada tanto para planejamento como para controle.

 



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