ORÇAMENTO E EFICIÊNCIA EMPRESARIAL

Tomislav R. Femenick
Tribuna do Norte. Natal, 20 jul. 2008.
Gazeta do Oeste. Mossoró, 19 jul. 2008.

Uma das míticas sobre o Orçamento Empresarial, que tem caráter fabuloso e que é aceita como verdadeira por força da tradição, diz que o sistema de orçamento somente deve ser implantado em organizações de grande porte. Isto não é verdadeiro. Todas as organizações podem e devem adotar o planejamento e o controle de suas receitas e despesas, via orçamento. As sociedades de médio ou pequeno porte devem adaptar o sistema às suas condições objetivas. Quanto menor a empresa, menores devem ser os detalhamentos das projeções e dos controles. Quanto menor a empresa, menos burocracia deve haver nas atividades voltadas para o orçamento.

O Orçamento Empresarial é uma explanação geral, um instrumento que permite uma visualização da situação global, de forma que através dele se pode planejar e controlar o desempenho da sociedade, implantando medidas corretivas quando possíveis desvios possam ocorrer, tendo-se, assim, um total domínio sobre a organização. O Orçamento Empresarial é, pois, a expressão do ato de avaliar, calcular, computar dados relativos à operação e às finanças de uma organização. É a enumeração da origem e da aplicação de recursos a serem usados para determinado fim, com a descrição das receitas e dos custos. É o cálculo das vendas que se poderá alcançar num determinado período de tempo e das despesas que podem ser feitas nessa mesma época, com a pormenorização tanto da receita como dos custos. Através do sistema orçamentário se pode obter, de forma detalhada, a quantificação e a valorização das metas e dos objetivos da organização.

Todavia, para o desenvolvimento do planejamento orçamentário é necessária uma definição clara dos objetivos gerais e específicos da empresa, um levantamento criterioso de dados, discussão das informações com as gerências e diretorias e, ainda, aprovação do projeto pelo colegiado diretivo. Só então, devem ser elaborados o plano de implantação do orçamento, seu controle e revisões periódicas.

Geralmente o desenvolvimento do sistema orçamentário é de responsabilidade de uma comissão (escolhida pela direção da empresa) que deve ser composta por profissionais que atuam na área administrativa, que vão levantar e analisar números e valores fornecidos pelo departamento de Contabilidade e por todos os setores que, de uma forma ou de outra, sejam objeto do planejamento orçamentário. Esses técnicos devem pesquisar e solucionar as divergências eventualmente existentes entre os setores, problemas esses relacionados com a operação do negócio, com os planos de investimento, custos, volume da produção, volume das vendas etc. A função da Comissão de Orçamento é equacionar conflitos e casar interesses, como forma de aumentar a produção, as vendas e a lucratividade da empresa.

Mede-se a eficiência da projeção orçamentária pela grandeza das variações porcentuais, calculadas entre as posições “previsto” e “realizado”. Quanto menores forem essas “variâncias” melhor; quanto maiores, menos confiável torna-se o sistema implantado. É quase que impossível não haver variações no acompanhamento do orçamento. Por isso é que o Orçamento não pode ser rígido; tem que ser flexível, sujeito a alterações. Sempre que necessário, por eventos internos ou externos à empresa, as previsões orçamentárias devem ser corrigidas. Essas correções podem até serem intempestivas, imprevistas ou fora do tempo próprio; embora o mais comum seja as correções nas provisões orçamentárias ser reavaliadas a cada três meses.

As organizações que possuem administração eficaz procuram investir na função planejamento, porém dando atenção especial à questão do controle. Planejar é fazer a previsão orçamentária em si, com o intuito de prever eventualidades adversas à empresa; controlar é acompanhar a realização do orçamento, para poder tomar decisões corretivas, se necessário for. Nas empresas bem administrada, o acompanhamento do orçamento tem como objetivo a análise e enquadramento dos custos e resultados. A maneira mais usual de controle da execução orçamentária é a adoção de “Relatórios de Controle do Orçamento”, através dos quais se faz a comparação de dados reais de receitas e despesas com os números e valores orçados, referindo-se a um determinado mês ou aos meses decorridos – nesse último caso com resultados acumulados.

Se for tomado como exemplo o acompanhamento do orçamento de um mês, de um departamento qualquer de uma empresa, a análise a ser efetuada pelo relatório será a comparação das receitas e despesas previstas, com as receitas e despesas efetivamente registradas por esse departamento; no mês analisado e, também, nos meses compreendidos desde o início do período do orçamento até o mês corrente – ele inclusive – de forma acumulada. O mais importante, nos dois casos, será a identificação das causas das variações ocorridas entre o “previsto” e o “real”.