Considerações Gerais sobre Auditoria de Estoques

Um bom planejamento de Auditoria de estoques deve ser centrado em dois pólos principais, a saber: a exatidão dos valores registrados nas contas do grupo Estoques e a adequação dos controles internos. Para que se possa alcançar esses objetivos, o Auditor deve ter ciência da amplitude e complexidade de seu trabalho, cujo resultado deve determinar a exatidão dos valores apresentados no Balanço Patrimonial, representando materiais e produtos da empresa auditada, estocados em armazéns da companhia, em poder de terceiros e em trânsito.

É, ainda, de sua responsabilidade que esses itens tenham sido avaliados de acordo com os Princípios Fundamentais de Contabilidade (aplicados consistentemente durante o período e com relação ao exercício anterior), além de avaliados a preço de custo ou mercado, dos dois, o menor. Para que isso ocorra, as listagens de inventários devem ter sido corretamente compiladas, somadas e sumarizadas, estando o total adequadamente refletido no balanço, registrando todos os itens em condições de venda.

Assim, a amplitude do escopo de trabalho do Auditor Independente deve contemplar um amplo elenco de atividades – que inclui planos de ação, programação de prazos, realização de exames, testes, circularizações, verificações, confirmações, cálculos, análises etc. –, a serem realizados em vários setores e funções da empresa auditada, com ações tão diversas (entre outras) como as que são apresentadas a seguir:

• Elaborar o planejamento de Auditoria, especificamente voltado para as áreas envolvidas com os estoques.
• Identificar os pontos a serem verificados pelos Auditores.
• Estabelecer, em comum acordo com a gerência da empresa auditada, a época da verificação e levantamento dos estoques.
• Considerar a possibilidade de ocorrências de fraudes e roubos.
• Elaborar os “Questionários de Avaliação dos Controles Internos”, especialmente desenvolvidos para o cliente.
• Examinar os livros de Inventário e de Registros de Estoque.
• Examinar os controles e registros, verificando os somatórios dos lançamentos contábeis e extracontábeis.
• Comparar os registros de inventário com as contas do Razão.
• Aplicar testes que comprovem a existência física dos itens dos estoques.
• Acompanhar o inventário.
• Testar os procedimentos dos ciclos de compra e de venda.
• Testar os procedimentos de encerramento do exercício.
• Verificar os controles de materiais de terceiros, consignados à empresa auditada.
• Verificar os controles de materiais da empresa auditada, consignados a terceiros.
• Comprovar, diretamente, a existência física dos itens dos estoques.
• Verificar os controles de materiais da empresa em poder de terceiros, para reparos, complementação etc.
• Verificar os controles de materiais de terceiros em poder da empresa, para reparos, complementação etc.
• Confirmar, por circularização, os saldos de mercadorias existentes em armazéns gerais e em armazéns alfandegados.
• Analisar o sistema de classificação dos estoques.
• Verificar se há materiais obsoletos, compondo os itens dos estoques.
• Levantar o quociente de rotação de estoques.
• Examinar os controles de retalhos, sobras e resíduos.
• Examinar a cobertura de seguros, para os bens estocados.
• Verificar os controles de materiais em trânsito, examinando valores e quantidades.
• Examinar as rotinas internas de armazenamento.
• Comparar os elementos substanciais de controle de compras.
• Examinar os controles de transportes e recebimento de mercadorias.
• Verificar os registros de compras, inventário, faturas e razão.
• Examinar os registros de devoluções.
• Fazer sondagens diretas de preços de compra, visando evidenciar fraudes.
• Examinar faturas e notas fiscais de fornecedores, visando evidenciar fraudes.
• Verificar as mercadorias e produtos já vendidos e não entregues.

1. VERIFICAÇÃO DAS TRANSAÇÕES

Nos exames e verificações dos registros dos estoques, o Auditor deve ter como objetivo a apuração da origem e natureza dos fatos que provocaram os lançamentos, bem como, as características gerais dos bens que compõem o grupo Estoques.

Segundo Crepaldi (2000, p. 352): “Um procedimento que as Normas de Auditoria dão como norma de Auditoria geralmente aceita, é a observação dos estoques. Esse procedimento ajuda os Auditores a atingirem vários objetivos, inclusive aqueles relativos à propriedade, quantidade, existência real e possibilidade de venda. Uma observação bem feita do estoque dar ao Auditor a certeza com relação às características físicas, quantitativas e qualificativas dos estoques” .

Têm-se, então, três categorias de ocorrências para investigar: o saldo inicial do exercício, as adições e as baixas dadas como havidas durante o exercício em exame.

No primeiro caso, a constatação da veracidade do saldo inicial pode ser realizada pelo exame das posições dos controles contábeis (Razão, Livro de Inventários etc.) e, também, pela análise dos papéis de trabalhos da Auditoria do exercício anterior – papéis esses próprios ou de outros Auditores. A evidência das entradas exige procedimentos mais complexos, pois envolve o exame de todo o procedimento de suprimento ao almoxarifado. Então, há que se investigar os sistemas de pedidos internos de reposição de itens com saldo abaixo da média de segurança, as autorizações de compra, de cotações de preço, as emissões dos pedidos colocados junto aos fornecedores, a recepção das mercadorias compradas (incluindo o cotejamento da qualidade e quantidade, do preço e prazo etc., entre pedido e Nota Fiscal), os registros e a sistemática de guarda.

O exame das saídas dos estoques exige que o Auditor faça dois direcionamentos nos seus exames. No caso de vendas, ele deve examinar as transações em si e a emissão das respectivas Notas Fiscais, os pedidos de entrega, os registro de baixa nos controles internos e na contabilidade, a saída das mercadorias dos depósitos e a entrada dos valores respectivos nas contas Caixa, Bancos, Cheque a Receber, Clientes, Duplicatas a Receber etc. Quando se tratar de pedidos de matérias-primas e outros insumos enviados ao setor de produção, o Auditor deve verificar as Requisições de Materiais, os registro de baixa nos controles internos e na contabilidade. Aleatoriamente, o Auditor deve acompanhar o atendimento a algumas dessas requisições.

Outros procedimentos visam obter certeza quanto a alguns aspectos específicos à natureza dos estoques do cliente e da materialidade envolvida. Para se certificar das diferentes características dos itens estocados, o Auditor deve efetuar os seguintes procedimentos (ATTIE, 1998, p. 294 e 295):

a) Exame físico e contagem de estoques de matérias-primas, outros insumos, produtos em elaboração e produtos acabados, cotejando-os com os registros dos controles internos.
b) Confirmação, por circularização, de mercadorias de terceiros em poder da empresa auditada, mercadorias da empresa em poder de terceiros – por consignação ou não.
c) Exame documental de contratos de compra ou venda, de Notas Fiscais de compra ou venda e dos relatórios de apropriação de materiais e de mão-de-obra, referentes ao processo produtivo.
d) Confirmação das somas de contagem, dos cálculos das quantidades, dos preços unitários, dos cálculos dos impostos e da apropriação das despesas gerais de fabricação.
e) Exame das contas do Razão, referentes a produtos acabados, importações em andamento, ordens de fabricação etc.
f) Acompanhamento do follow-up das contagens físicas.
g) Investigação da documentação de compra, das ordens de fabricação em processo, dos registros permanentes e dos cut-offs de compra e venda.
h) Inquérito sobre as variações dos estoques, dos itens de baixo giro e das mercadorias obsoletas, danificadas etc.
i) Correlação das compras com as entradas e das vendas com as baixa nos registros contábeis (e auxiliares) de estoques.
j) Observação da classificação contábil adequada – individual, por subgrupo e por grupo de itens – e do respeito aos Princípios Fundamentais de Contabilidade.

2. INVENTÁRIO FÍSICO

A maior responsabilidade e, conseqüentemente, o trabalho do Auditor Independente de, maior alcance com relação aos estoques, está na sua participação na realização do inventário físico, quando são evidenciadas suas quantidades e os valores. Cabe, portanto, ao profissional de Auditoria observar o desenvolvimento do inventário físico em toda a sua amplitude, para poder certificar-se de que esse esteja corretamente registrado no Balanço Patrimonial. Para isso é necessário se inteirar das condições objetivas da empresa auditada, conhecendo os locais de guarda dos bens, o sistema de movimentação e os montantes relativos a cada subgrupo.

Muito embora seja de responsabilidade exclusiva da empresa, o Auditor deve participar de todas as fases relacionadas ao levantamento físico dos itens estocados. Os principais procedimentos de Auditoria iniciam-se com atividades prévias, as quais devem ser combinadas com a empresa. Essas providências se relacionam com o estabelecimento da data e do horário para a realização do inventário, quando as mercadorias devem estar adequadamente arrumadas e os relatórios de controles disponíveis. Os produtos acabados devem ser os primeiros a serem contados, seguidos pelas matérias-primas e outros insumos. Os produtos em fabricação devem ser os últimos a serem verificados.

Para que o inventário tenha êxito este deve ser realizado por pessoal preparado e que tenha conhecimento de suas localização e características. Sendo assim, não há como não usar funcionários da própria empresa auditada, o que exige um maior cuidado por parte do Auditor. Daí porque, o Planejamento de Auditoria de Estoques e o Questionário de Avaliação dos Controles Internos, devem contemplar uma ampla gama de procedimentos, de forma a evitar falhas na contagem e garantir resultados confiáveis.

BIBLIOGRAFIA

ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 1998.
CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contábil: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2000.



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