10 Perguntas sobre Auditoria Interna

PERGUNTA 1. Os exames demonstraram que há saldo maior no Realizável a Longo Prazo do que no Exigível a Longo Prazo. Como os comentários da Auditoria Interna devem indicar a situação da empresa em duas etapas: a) Tempo presente; b) Tempo futuro?

Resposta: No tempo presente a empresa está financiando seus clientes sem que haja uma contrapartida de financiamento de recursos de terceiros. Esta situação exige um aporte de capitais próprios, os quais estão sendo desviados da função produção para a função venda, acarretando uma redução da produção de mercadorias e, consequentemente, da realização de lucros. No tempo futuro os recursos do Realizável e do Exigível serão transferidos para o Ativo Circulante e para o Passivo Circulante, respectivamente, podendo proporcionar uma boa situação de capital de giro – desde que a empresa consiga estabilizar as fontes de recursos próprios.

PERGUNTA 2. Os mesmos exames demonstraram que a soma do Realizável a Longo Prazo e do Permanente era inferior do que a soma do Exigível a Longo Prazo e Patrimônio Líquido. Qual deve ser o comentário da Auditoria Interna?

Resposta: Esta situação indica que os recursos permanentes (Exigível a Longo Prazo mais o Patrimônio Líquido) estão financiando as vendas de longo prazo (Realizável a Longo Prazo), bem como e os investimentos financeiros e técnicos da empresa (Ativo Permanente). Muito embora isto indique uma situação econômico-financeira confortável representa, também, uma administração bastante conservadora, que realiza um perigoso gerenciamento da sociedade quando limitando seu crescimento à possibilidade de utilização dos recursos dos sócios, sem recorrer a capitais de terceiros. Esse tipo de administração reduz a capacidade de geração de lucro da empresa e o seu crescimento. Em outras palavras: o conforto financeiro representa timidez administrativa, redução do crescimento da empresa e comprometimento o seu futuro.

PERGUNTA 3. No desenrolar dos trabalhos normais da Auditoria Interna foram realizados exames que constataram um desfalque nos valores que compõem o Caixa da empresa. Quais os procedimentos e Recomendações que devem ser realizados pela Auditoria Interna?

Resposta: Fundamentar as provas do desfalque em papeis de trabalho, de forma a não gerar dúvidas sobre sua ocorrência. Em seguida, providenciar o imediato afastamento do responsável pela guarda e movimentação dos valores (o afastamento deve ser imediato, não dependendo da realização do relatório). Comunicar verbalmente a ocorrência (desfalque e afastamento) ao responsável pelo Departamento de Auditoria Interna e ao responsável pela Tesouraria. Elaborar o Relatório, relatando o fato e recomendando alteração dos Controles Internos, quando cabível.

PERGUNTA 4. Em um outro caso, também no desenrolar dos trabalhos normais da Auditoria Interna, os exames constataram um desfalque nos valores da Tesouraria, que está sob responsabilidade do Diretor Financeiro da empresa. Quais os procedimentos e Recomendações que devem ser realizados pela Auditoria Interna?

Resposta: O desfalque acontecido em uma Tesouraria que está sob o controlado do Diretor Financeiro deve ser tratado com as devidas cautelas, maior para não ferir o conceito de “Accountability”. Tão logo surjam as primeiras evidências, o fato deve ser comunicado verbalmente ao responsável pelo Departamento de Auditoria Interna. Em seguida, tal como na ocorrência de desfalque no Caixa, fundamentar as provas do desfalque em papeis de trabalho, de forma a não gerar dúvidas. De acordo com a desenrolar dos fatos (e por demanda das instancia superiores), elaborar relatório circunstanciado do desfalque, recomendando implantação ou alteração dos controles internos.

PERGUNTA 5. Os levantamentos da Auditoria Interna identificaram que embora sejam respeitados os controles internos estabelecidos pela empresa, os seus procedimentos operacionais estão gerando prejuízo. Qual a Recomendação que deve ser feita neste caso?

Resposta: Este é um caso claro de procedimentos operacionais errados. Uma das principais funções da Auditoria Interna é verificar a aplicabilidade e o acerto dos controles internos, não somente o seu cumprimento. Desta forma os responsáveis técnicos devem ser consultados sobre a conveniência de se alterar a prática estabelecida, mesmo antes da alteração formal dos manuais técnicos e/ou operacionais. O relatório da Auditoria Interna deve identificar os procedimentos errados, sugerir os novos procedimentos e recomendar a alteração dos controles internos. Todo o processo deve contar com a participação (e colaboração) do pessoal técnico das áreas envolvidas: compra, produção, transporte, venda etc.

PERGUNTA 6. Os exames físicos realizados pela Auditoria Interna no Setor de Estoques mostraram quantidades físicas maiores que as registradas nas contas específicas na Contabilidade (entenda-se que na empresa não há procedimentos anormais de compra e venda). O Relatório deve identificar a causa deste divergência, bem como quais os efeitos dessa ocorrência nos demonstrativos contábeis e no gerenciamento da empresa e fazer as Recomendações pertinentes.

Resposta: A existência de uma quantidade física maior de itens nos Estoques do que os registros contábeis indica, claramente, erros nos controles internos, porém este não é o erro principal. A requisição contábil de um número maior de itens dos Estoques do que os efetivamente utilizados no sistema de produção produz os seguintes efeitos: a) aumento irreal dos custos e a consequente distorção dos controles gerenciais; b) aumento dos preços de vendas, o que poderia está provocando perda de mercado; c) impedimento de redução dos preços de venda, o que estaria impedindo a ampliação do mercado para os produtos da empresa; d) redução contábil dos lucros da empresa; e) a empresa estaria pagando menos Imposto de Renda e outros tributos incidentes sobre o lucro; f) por dolo, ou involuntariamente, a empresa estaria praticando fraude fiscal, sujeito a multas retroativas. A recomendação a ser feita é uma completa devassa nos procedimentos contábeis e nos controles internos de compra, armazenamento e requisição de materiais para o setor de produção etc.

PERGUNTA 7. A Auditoria Interna constata que o valor contábil da maioria dos itens do Ativo Imobilizado está inferior ao seu valor venal (valor de mercado). Qual deve ser a recomendação e qual deve ser a justificativa da recomendação?

Resposta: A recomendação neste caso seria de se contratar junto a profissionais especializados a reavaliação do Ativo Imobilizado, de forma a se nivelar o valor contábil com o valor de mercado. A justificativa estaria nos seguintes elementos: a) os relatório e demonstrativos gerados pela Contabilidade passariam a expressar melhor a realidade econômico-financeira da empresa; b) O aumento do valor do Imobilizado teria uma contrapartida no mesmo montante no Patrimônio Líquido; c) o aumento do valor dos imóveis (terrenos e edificações) poderiam ser incorporados no Capital Social, sem pagamento de Imposto de Renda.

PERGUNTA 8. Quais as Recomendações que a Auditoria Interna deve fazer, quando constata que o Capital de Giro Líquido (Capital Circulante Líquido) da empresa está negativo?

Resposta: As recomendações devem visar uma maior concentração de recursos no Ativo Circulante da empresa, quer com recursos próprios, quer com recursos de terceiros. As fontes de recursos que poderiam ser sugeridas são: a) aumento do capital social, com aporte de recursos pelos sócios; b) captações de novos recursos de terceiros, tais como financiamento bancários, lançamento de debêntures (nos casos de sociedade anônimas de capital aberto), todos de longo prazo; c) negociação com os credores, para se obter o alongamento do perfil das dívidas da empresa (transformar dívidas vencíveis em curto prazo em dívidas de longo prazo); d) venda de itens do Ativo Imobilizado, desde que não seja afetada a capacidade produtiva da empresa; e) alienação de itens do Ativo Imobilizado pelo processo de “leasing back” etc. Os recursos que entrassem via aumento do capital social, captações de novos recursos de terceiros de longo prazo, venda de itens do Ativo Imobilizado e alienação de itens pelo processo de “leasing back seriam carreados para os Caixa/Bancos, aumentando o Ativo Circulante, sem que houvesse alteração do Passivo Circulante. A transformação de dívidas de curto prazo em longo prazo, reduziria o Passivo Circulante, sem efeitos no Ativo Circulante. Ambos os casos resultaria na obtenção de Capital de Giro Líquido positivo, desde que fossem conseguidos recursos nos montantes necessários.

PERGUNTA 9. A verificação dos controles internos identificou que há divergências entre os setores de produção e de distribuição (entrega de mercadorias aos clientes) da empresa. Quais as atitudes e quais as Recomendações que devem ser feitas pela Auditoria Interna?

Resposta: Nos anos cinquenta e sessenta do século XX, quando houve uma fase de explosão de consumo no mundo, paralela às economias fechadas, havia o conceito de que “a oferta gera a demanda”, o que não deixava de ser verdadeiro naquelas circunstâncias específicas. Isto fazia com que as empresas priorizassem a produção de mercadoria e que a função venda fosse apenas uma extensão da função produção; isto é, o Departamento de Venda teria simplesmente que vender o que fosse produzido. A globalização, a abertura do mercado e outras realidades alteraram esta postura, fazendo com que a situação se invertesse. Hoje é a função venda, atendendo às demandas do mercado, que deve determinar o que e quanto as empresas devem produzir. No caso específico o que estaria acontecendo era um desencontro entre venda e produção. A empresa estaria seguindo um cronograma de produção desassociado dos pedidos em carteira, resultando em mercadorias estocadas sem venda e vendas sem mercadorias para serem entregues. A Auditoria Interna deveria provocar o acerto entre venda e produção, invocando a intermediação da Controladoria para os acertos administrativos necessários. Em relatório, deverá recomendar que o cronograma de produção seja acionado pelas vendas efetivadas, isto é, pela carteira de pedidos.

PERGUNTA 10. Os exames da Auditoria Interna, realizados conjuntamente com o departamento técnico da empresa, constataram que a tecnologia de produção estaria provocando o encarecimento dos custos de produção, fazendo com que estes ficassem acima dos custos obtidos pela concorrência. Qual a Recomendação a ser proposta em relatório?

Resposta: Os custos de produção quando superiores ao padrão do mercado podem ter várias causas. No caso presente estamos restrito aos custos da tecnologia de produção (portanto, estão excluídos os custos financeiros, de estocagem etc.), onde os mais comuns são: a) maquinarias obsoletas; b) “lay out” inadequado do processo produtivo. A recomendação da Auditoria Interna seria no sentido de se reestudar o “lay out” do chão da fábrica e verificar a adequação tecnológica das máquinas. Se for o caso de se substituir as máquinas, recomendar ainda que as compras sejam financiadas por recursos captados a longo prazo.



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